Yrittäjä, tuntuuko ettei aika riitä?

’Ei ole aikaa’ tai ’en ole kerennyt’ ovat kenties yleisimpiä syitä asioiden tekemättömyyteen. Useimmiten se kuitenkin tarkoittaa sitä, että oman aikansa on mieluummin käyttänyt johonkin muuhun. Aika on mielestäni yrittäjän tärkein resurssi ja sen käyttämisen taito liittyy olennaisesti menestymiseen.

Kuusivuotisen yrittäjäurani aikana olen systemaattisesti panostanut ajanhallintaan ja saavuttanut sen myötä toivottuja tuloksia. Jos oman ajan hallinta kiinnostaa sinua niin lue alta, miten ja miksi olen kehittänyt omaa ajanhallintaani, sekä nappaa talteen parhaat vinkit.

Päätä itse mihin aikasi kuluu

Kun sanomme ’en ole kerennyt’ emme kuitenkaan aina muista mihin olemme ajan sen sijaan käyttäneet. Usein tämä johtuu suunnitelman puuttumisesta ja aikamme on todennäköisesti kulunut asioiden tekemiseen siinä järjestyksessä, kun niitä tulee meille tehtäväksi. Tällaiset asiat yleensä keskeyttävät sen hetkisen tekemisen, kun joku asia tai ihminen vaatii meidän huomiota tai ne putkahtavat mieleen, milloin mitä erikoisemmasta asiayhteydestä.

Tällöin meille tulee helposti olo, että olemme tehokkaita, kun koko päivä on kulunut erinäisten tehtävien suorittamiseen. Ongelmana on kuitenkin se, ettei tekeminen ole suunnitelmallista ja harvoin myöskään sen vuoksi tuloksellista. Aikaa kyllä kuluu, mutta useimmiten saamme aikaiseksi ainoastaan niitä asioita, joita haluamme tehdä. Lähes poikkeuksetta lykkääntyvät ne epämiellyttävät ja hankalat asiat, jotka tiedämme, että meidän pitäisi saada tehtyä.

Vuorottele kahta roolia: Työnjohtaja ja työntekijä

Itselläni on luontainen taipumus kyseenalaistaa tehtävää työtä jatkuvasti. Aikaisemmin tämä johti usein tilanteisiin, joissa keksin itselleni mielenkiintoisen tekemisen, aloitin sen ja jo ensimmäisen haasteen kohdatessani kyseenalaistin tekemisen järkevyyden ja vaihdoin seuraavaan tehtävään.

Lopputuloksena oli useita pintaraapaisuja sieltä täältä ja tunnit kuluivat, mutta mitään konkreettista ei tullut valmiiksi. Taklatakseni tätä ongelmaa määrittelin työnkuvani kahteen eri rooliin: työnjohtaja ja työntekijä. Nykyisin aikataulutan itselleni lähitulevaisuuteen tehtäväksi asioita, jotka koen tärkeäksi. Myöhemmin kun tuo kyseinen tehtävä tulee kalenterissa ajankohtaiseksi en mieti, että kannattaako tätä tehdä vaan alan toteuttamaan sitä ikään kuin se olisi tullut pomoltani. Jos tehtävä osoittautuu surkeaksi, palaute ainakin kantautuu ”pomon” tietoon hyvin nopeasti ja on tuoreena muistissa seuraavia tehtäviä priorisoidessa.

Olen huomannut saavani tällä toimintatavalla erittäin hyvin tuloksia aikaiseksi. Pystyn itse hallitsemaan mihin aikani käytän ja pystyn jatkuvasti tekemään asioita kurinalaisemmin. Näin toimiessa on helpompi sulkea pois häiriötekijöitä, jotka pyrkivät keskeyttämään tehtävää. Vasta kun tehtävä on tehty, kiinnitän huomioni häiriötekijään, ellei se ole jo kerennyt ratkeamaan itsestään tai osoittautunut tarpeettomaksi.

Anna aivoille aikaa levätä

Oman työn aikatauluttamisessa on myös toinen erittäin merkittävä hyöty. Se antaa aivoille aikaa levätä, kun ei tarvitse jatkuvasti olla muistamassa kaikkea mitä pitää tehdä. Ihmisen aivot pyrkivät jatkuvasti olemaan energiatehokkaita ja luomaan järjestystä kaaokseen. Hyvä esimerkki tästä löytyy opituissa tavoissa. Niin sanotusti selkärangasta tulevien opittujen mallien avulla voimme suorittaa hyvinkin monimutkaisia toimenpiteitä (esim. auton parkkeeraus) ilman että ne vaativat aktiivista ajattelutyötä, jolloin aivojen kapasiteetti on käytettävissä uusien asioiden käsittelyyn.

Tätä kapasiteettia ei kuitenkaan ole käytettävissä, jos aivomme joutuvat jatkuvasti miettimään kaikkia asioita mitkä meidän pitää muistaa suorittaa. Sen sijaan, jos aivot saavat säännöllisesti aikaa levätä olemme luovempia ja koemme enemmän ’ahaa-elämyksiä’. Lisäksi stressitasomme laskevat ja sen myötä hyvinvointi paranee kokonaisvaltaisesti, kun voimme luottaa kaiken tulevan hoidetuksi ajallaan.

Kalenterit ja tehtävälistat avuksi

Jokaisen kannattaa miettiä ja kehittää itselleen sopivin keino muistaa ja aikatauluttaa omat tehtävät. Itselläni parhaiten toimii aikaisemmin mainittu kalenteriin aikatauluttaminen. Tämä kuitenkin vaatii sen, että tehtävä on selkeästi määritelty. Jos tehtävä on enemmänkin idea-asteella tai se ei ole akuutti, kirjaan sen listaan ylös, jonka sisältöä ei ole sen kummemmin priorisoitu. Aina sopivalla hetkellä käyn tätä listaa läpi ja määrittelen sieltä itselleni lisää tehtäviä kalenteriin sopivalle ajankohdalle.

Toinen keino, jonka olen havainnut erittäin tehokkaaksi, on väliaikaisen listan käyttäminen. Usein tulee vastaan tilanne, että alan tekemään tiettyä tehtävää ja sitä tehdessä mieleen tulee toinen ja ehkä kolmaskin asia, joka pitää myös hoitaa. Tällöin kirjaan nämä pienet yksittäiset asiat listaan ylös, jotta voin milloin tahansa turvautua siihen, jos unohdan mitä olin alun perin tekemässä tai mitkä kaikki pienet hoidettavat yksityiskohdat tähän tehtävään liittyivät.

Näitä toimintamalleja voi mielestäni soveltaa mihin tahansa elämän osa-alueeseen, jota haluaa systemaattisesti kehittää eteenpäin. Omalla kohdalla ajanhallinta on muuttunut jatkuvasti vuosien aikana ja tulee varmasti hioutumaan jatkossakin. Tässäkin tärkeässä roolissa on antaa aivoille lepotaukoja. Tällöin jää aikaa tarkastella omaa toimintaa, olla enemmän tietoinen omasta tekemisestä ja sen myötä kehittyä.

Tuloksellisempaa ja ennen kaikkea stressittömämpää uutta vuotta 2018!

Kirjoittaja Eero Rönkkö on Poppiksen ohjausryhmän puheenjohtaja ja Muuttomaailma.fi-palvelun perustaja. Vapaa-aikansa hän täyttää kuntosaliharjoitelulla, kirjojen parissa ja tyttöystävän kanssa elämyksistä nautiskellen. Joskus jopa ihan ilman sen kummempaa suunnitelmaa.